Até há alguns anos, para profissionais de empresas de diversos portes e segmentos, pagar por gastos feitos a serviço da empresa com o próprio dinheiro para solicitar e receber o reembolso somente trinta dias depois era uma constante. Aos poucos, essa situação foi mudando com o surgimento dos já tradicionais cartões corporativos, que facilitam a vida dos funcionários, mas podem trazer problemas para as suas empresas.

Prova disso, 40% dos profissionais que viajam a trabalho reconhecem que utilizam cartões corporativos para compras pessoais, segundo um levantamento encomendado pela CWT (Carlson Wagonlit Travel). O balanço também mostra que entre os viajantes brasileiros, o uso do cartão corporativo para compras pessoais é de 58%. Nos Estados Unidos, é de 48% e no Chile de 26%.

André Apollaro, CEO da Payfy - solução de gestão de gastos com reembolsos, cartões corporativos e pagamentos - explica que, diferentemente dos cartões de benefícios, os cartões corporativos podem ser utilizados por colaboradores para realizar gastos em nome da empresa. Normalmente, esses gastos se enquadram em despesas de viagens corporativas, abastecimento e mensalidades de software, dentre outros.

“Por se tratar de dinheiro da empresa, todos os gastos realizados precisam de prestação de contas”, pontua. “Ou seja, cada gasto realizado precisa emitir um comprovante, recibo ou invoice que comprove a despesa realizada, além de todas as informações necessárias para a comprovação de que aquele gasto é justificável e, realmente, gera valor para a empresa”, complementa.

Apollaro destaca que os cartões tradicionais não oferecem solução de software para automatizar esse processo e, muitas vezes, os usuários precisam fazer relatórios manuais via planilhas de Excel, e-mail e, até mesmo, formulários manuais. E é aí que, segundo ele, as soluções mais modernas estão ganhando espaço.

“Ao contrário dos cartões corporativos tradicionais de grandes bancos, as novas soluções de gestão de gastos corporativos oferecem software com diversas funcionalidades de gestão que ajudam as empresas a automatizar processos de gerenciamento, conciliação e, consequentemente, reduzem custos, erros manuais e fraudes”, afirma.

Diante disso, prossegue, muitas empresas do Brasil têm mudado do “corporativo inflexível” para os cartões corporativos flexíveis e personalizáveis, com os quais é possível definir limites individuais e criar regras sobre onde e quando usá-los, além de coletar recibos em tempo real. “Com novas soluções de gestão de gastos corporativos, a empresa possibilita que os funcionários tenham acesso a fundos em um ambiente seguro e controlado".

Modalidade oferece vantagens para as empresas

Apollaro conta que cada empresa tem sua própria política de gastos com cartões corporativos. Apesar disso, acompanhar e controlar essas políticas estipuladas pela empresa com os cartões tradicionais pode gerar “dor de cabeça” - como mostra a pesquisa da CWT. Pensando nisso, ele destaca as principais funcionalidades que as soluções do gênero podem oferecer: 

1. Ajudar os clientes a gerenciar os gastos corporativos de forma eficiente e automatizada. Assim, o departamento financeiro pode focar em coisas mais importantes e deixar a gestão de cartões corporativos, conciliações e reembolsos com a ferramenta contratada;
2. Definir limites individuais e criar regras sobre onde e quando usá-los. Dessa forma, todos os funcionários têm acesso a fundos em um ambiente seguro e controlado;
3. Criar cartões de uso único para compras únicas ou cartões de assinatura para gastos recorrentes. Com isso, cada pagamento fica conectado ao usuário, para que a empresa sempre saiba quem é o responsável por cada pagamento;
4. Coletar recibos/comprovantes em tempo real: alguns cartões mostram às equipes financeiras exatamente o que foi gasto em tempo real e permitem que elas tomem decisões inteligentes para otimizar custos. Além disso, os funcionários podem enviar os comprovantes automaticamente pelo aplicativo;
5. Gerenciar pelo computador ou celular: em alguns casos, os membros da equipe podem solicitar recargas em um aplicativo móvel e os gerentes podem aprovar os gastos com a mesma facilidade. Ademais, as equipes financeiras podem rastrear todos os cartões da empresa a partir de um único painel, bloquear cartões e garantir que os recibos sejam enviados no prazo;
6. Definir regras, limites e políticas de gastos para todos os funcionários, além de regras personalizadas para casos específicos. Em alguns casos, se as regras não se encaixarem, os funcionários podem solicitar uma exceção informando o motivo para que seus gestores possam aprovar a qualquer hora e de qualquer lugar.

Soluções podem “aposentar” cartões tradicionais

Na visão do CEO da payfy, as novas ferramentas tendem a fazer com que o velho "reembolso de despesas" caia em desuso: “O reembolso de despesas era uma forma fácil de controlar os gastos dos colaboradores, pois eles precisavam usar seu dinheiro e solicitar um relatório de reembolso, dando mais controle para a empresa e garantindo que o colaborador pensasse duas vezes antes de realizar qualquer gasto fora da política”.

“No entanto, agora”, acrescenta Apollaro, “com soluções modernas de cartões corporativos e software de gestão, as empresas não precisam mais se preocupar com isso, pois é possível fornecer cartões para todos os colaboradores da empresa, descentralizando o acesso aos fundos do negócio, mas garantindo o controle e a visibilidade total sobre os gastos através de tecnologia”, afirma.

Além disso, na visão de Apollaro, os reembolsos não são a melhor forma de tratar o tema, já que muitas vezes os colaboradores precisam usar o seu próprio dinheiro e esperar por mais de trinta dias para serem reembolsados por um gasto para realizar as atividades para a empresa.

Para mais informações, basta acessar: https://payfy.io/