Quando se fala em aplicativo para comunicação instantânea, o WhatsApp é o mais citado pelos brasileiros. Segundo a pesquisa “Uso de Apps no Brasil”, lançada pela Mobile Time e pela Opinion Box no mês passado, o aplicativo ficou em primeiro lugar entre os 10 aplicativos que mais aparecem na tela inicial do smartphone, com 55% das menções. O app também é o aplicativo mais aberto ao longo do dia e o que os usuários passam mais tempo usando.

Em segundo lugar na preferência dos brasileiros está o Instagram, aplicativo de compartilhamento de fotos e vídeos. O uso desse app aumentou no último ano e já está instalado em quase metade dos smartphones brasileiros, segundo a pesquisa. No quesito aplicativo em que os brasileiros passam mais tempo ao longo do dia, o Instagram está apenas um pouco atrás do WhatsApp, com 30% das citações contra 33% do aplicativo por mensagens instantâneas.

No âmbito corporativo, o WhatsApp vem substituindo o uso de e-mails e outras formas de comunicação entre as equipes e destas com clientes. Na comunicação em projetos, o uso da ferramenta não é unanimidade, mas é uma realidade. De acordo com o gerente de Projetos Jair José Damazio Franco, será muito difícil abolir o uso no dia a dia da comunicação corporativa e por isso ele acredita que o melhor a ser feito é colocar regras para que as equipes entendam os limites da utilização.

“O WhatsApp, de fato, não foi pensado como uma ferramenta de gestão de comunicação em projetos, mas a adoção dele ocorreu de forma tão avassaladora nos projetos que é impossível ficar indiferente ou negar que está ali atuando no projeto de forma oficial ou não planejada”, comenta.

O profissional, que atua com gestão de projetos em Tecnologia da Informação, avalia que há pontos positivos e negativos no uso do aplicativo. Entre os positivos está a dispensa de treinamento para acesso, uma vez que o aplicativo é bastante usado por grande parte das pessoas que têm celular com acesso à internet. Outra vantagem é a possibilidade de comunicação mais rápida entre equipes de diferentes lugares e idiomas.

“Presenciei recentemente um projeto numa indústria de grande porte onde uma equipe de trabalho com mais de 30 pessoas de três empresas diferentes necessitava se comunicar em um fim de semana para atacar várias frentes de trabalho ao mesmo tempo. O WhatsApp foi utilizado como uma super ferramenta de comunicação para fazer solicitação de apoio imediato nos locais onde necessitavam, para pedir e enviar reportes do andamento das atividades, para comunicar falhas diversas com riqueza de detalhes com fotos e vídeos”, explica, acrescentando que anos atrás seria usado rádio, mensagens mais direcionadas e várias reuniões para saber o status das atividades. “Ou seja, era uma comunicação bem menos fluida”, complementa.

Uso do aplicativo para comunicação também tem desvantagens 

Apesar das vantagens, o uso do aplicativo também tem pontos negativos, de acordo com o Jair José Damazio Franco. Na lista de contras está o fato de o aplicativo não ser auditável, falta de padronização e uniformidade na comunicação, distrações no grupo, envio de tarefas não planejadas, falta de moderação ou filtro de informações, de forma que a mensagem seja entendida por todos.

Segundo ele, há duas possibilidades que podem se tornar um problema para a comunicação dos projetos entre os membros da equipe. Um deles é a falta de regras sobre como usar o aplicativo no meio corporativo. “Nem sempre há bom senso, ainda mais em equipes de diferentes culturas. Isso poderia ser resolvido pelo gerente do projeto criando diretrizes para o uso da ferramenta e fazendo o papel de moderador quando necessário”, avalia ele, que tem mais de 35 anos de experiência na área de TI.

O outro problema, segundo Damazio Franco, é o compartilhamento de informações distorcidas, que podem prejudicar a comunicação não só entre os membros da equipe, mas também com outros stakeholders. Nesse caso, é preciso uma ação rápida do gerente de projetos para desfazer mal-entendidos.