O valor dos aluguéis comerciais sobe no Brasil e segundo o Índice FipeZAP, que analisa o preço de locação de imóveis comerciais e residenciais no país, em abril de 2024, o preço de locação de salas e conjuntos comerciais de até 200 m2 subiu 1,11% em comparação ao mês anterior, maior aumento mensal desde novembro de 2013. No mesmo período, o Índice de Preços ao Consumidor Amplo (IPCA) do IBGE subiu 0,38% e o Índice Geral de Preços – Mercado (IGP-M) da FGV teve uma elevação de 0,31%.

No acumulado de 12 meses, de maio de 2023 a abril deste ano, a valorização acumulada do preço do aluguel de prédios comerciais foi de 7,69%, o que indica a manutenção da tendência de aumento no custo, já que no acumulado de 2023 a valorização dos preços de locação foi de 5,87%, maior resultado anual do indicador desde o início da série histórica em 2013.

A elevação dos valores é impulsionada pelo retorno ao trabalho presencial. Segundo a 27ª edição do Índice de Confiança, pesquisa da consultoria de Recursos Humanos, Robert Half, 35% das empresas no Brasil exigem a presença diária dos funcionários nos escritórios. E o modelo híbrido, com dias presenciais pré-definidos pela empresa, é adotado por 43% das organizações.

Além de liberar espaços, cada vez mais caros e acima dos principais índices usados para a correção dos valores de locação de imóveis, ao fazer a guarda de documentos físicos com uma empresa especializada também é possível aumentar a sua segurança. As soluções de armazenamento externo de documentos não se limitam a um serviço de alocação de espaço. "A guarda também inclui um sistema de indexação de documentos, que permite rastrear e gerenciar o inventário de registros físicos", explica Inon Neves, vice-presidente sênior da Access Brasil.

As empresas de guarda devem seguir as normas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que integra o Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos. "Essas normas determinam que todos os documentos devem ser armazenados em locais com condições ambientais apropriadas às suas necessidades de preservação, pelo prazo estabelecido em tabela de temporalidade e destinação", completa Neves.

A localização do depósito de arquivo deve ser de fácil acesso e ter medidas de segurança contra perigos iminentes, evitando-se, por exemplo: áreas de risco de vendavais e outras intempéries, e de inundações, como margens de rios e subsolos; áreas de risco de incêndios, próximos a postos de combustíveis, depósitos e distribuidoras de gases, e construções irregulares; áreas próximas a indústrias pesadas com altos índices de poluição atmosférica, como refinarias de petróleo; áreas próximas a instalações estratégicas, como indústrias e depósitos de munições, de material bélico e aeroportos.

"Ter as informações armazenadas em local seguro, regulamentado pelas normas nacionais e internacionais de segurança de dados, provido de toda infraestrutura necessária para o armazenamento, garante a integridade das informações e as mantêm livres de ameaças como incêndios, campo eletromagnético, furto, roubo, acesso indevido, gases corrosivos, fumaça, poeira, umidade excessiva", explica Neves.

Os registros relativos aos documentos também são incorporados a um sistema de informações, como um banco de dados, e os sistemas de recuperação devem ser amplamente compatíveis. Segundo Neves, “um sistema de indexação centralizado ajuda a encontrar um documento com mais agilidade e permite elaborar uma tabela de temporalidade e identificar o ciclo de vida. Isso facilita para que os responsáveis por cada área saibam exatamente quais documentos estão arquivados”.

A manutenção da conformidade e o controle sobre a segurança da informação também é importante para estar em compliance com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGDP), que criou regras sobre a retenção dos dados, incluindo a manutenção das informações apenas enquanto forem necessárias.